财会

备份文件 自动生成

@青春不打烊

       在编辑月度汇总表格时，为了图方便都是打开上个月的表格再修改，并最后保存为本月的汇总表格，这样操作虽然速度快，但一不小心忘记另存为了，而是直接保存将原来的文件覆盖了，那就后悔莫及了。吃过亏上过当后，琢磨怎么解决这个问题，经过摸索找到了方法：先创建一份文件执行“保存”命令，然后点击“另存为”对话框左下角“工具”旁边的小三角形按钮，在下拉列表中选择“常规选项”，接下来在弹出的对话框中勾选“生成备份文件”复选项，最后点击“确定”按钮即可。

       董师傅点评：这么设置后，Excel就会自动给该文件建立一份备份文件，且备份文件的文件名名为“原文件名+的备份”，如果今后出错了，就可以将备份文件修改为上个月的月度汇总表格。

自动统计三个关键词同时出现的次数

@游鸿无明

       每个月都要统计入库数据，现在想做到在同一行三种产品同时出现的的次数，并自动统计它们的采购数量和采购金额，这个怎么实现呢？方法如下：按下组合键“Alt+F8”打开宏窗口，输入宏名“另存为TXT文件，点击“创建”按钮，在打开的VBA窗口中输入如下代码：

Sub test()

    Dim LastRow As Long, i As Long, j As Long, k As Long

    Dim m As Long, n As Long

    Dim Str As String, TempStr As String

    Dim d As Object

    Dim Data, Result()

    Set d = CreateObject("scripting.dictionary")

    LastRow = Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row

    Data = Range("B2:F" & LastRow)

    ReDim Result(1 To LastRow, 1 To 4)

    For i = 1 To UBound(Data)

        For j = 1 To 2

            For k = j + 1 To 3

                If Data(i, j) < Data(i, k) Then

                    TempStr = Data(i, j)

                    Data(i, j) = Data(i, k)

                    Data(i, k) = TempStr

                End If

            Next k

        Next j

        Str = Data(i, 1) & " " & Data(i, 2) & " " & Data(i, 3)

        Str = Trim(Str)

        If d.exists(Str) = False Then

            n = n + 1

            d(Str) = n

            Result(n, 1) = Str

            m = n

        Else

            m = d(Str)

        End If

        Result(m, 2) = Result(m, 2) + 1

        Result(m, 3) = Result(m, 3) + Data(i, 4)

        Result(m, 4) = Result(m, 4) + Data(i, 5)

    Next i

    Range("I2").Resize(n, 4) = Result

End Sub

       最后，为新增加的宏命令指定一个按钮，今后在Excel内点击按一下该钮即可自动统计

关键词出现的次数、采购的数量和金额了。

       董师傅点评：要使用宏功能，需要在“工具”→“宏” →“安全性”中降低安全级别。

自动生成多联票据

@冬雪小夜

       在Word 中只填写第一联票据，剩下的二、三联单据由系统根据第一联内容自动填写，这个怎么实现呢？方法如下：根据公司需求设计好第一联票据，在最后处回车插入一个空行作为与下一联的间隔，再按组合键“Ctrl+A”全选第一联票据内容，复制出第二联票据、第三联，适当调整一下页边距让三联单据显示在同一页中即可。

       通常三联单必需在每一联旁边或上面标注“第X联 XX联”之类的备注，现在我们来添加这个备注，切换到“插入”选项卡，单击“页眉”选择“编辑页眉”进入页眉编辑区，在“插入”选项卡中单击“文本框”选择“竖排文本框”，在第一联票据右侧拖动插入一个文本框。在文本框中输入说明文字“第一联 记帐联”，再选中文本框切换到“绘图工具”的“格式”选项卡，单击“形状轮廓”选择为“无轮廓”以消除文本框的边线。最后复制文本框，再分别粘贴到二、三联的右侧，并把说明文字分别改成相应的“第二联 回执联”、“第三联 存根联”即可。

       董师傅点评：备注不能直接插入，否则在填写后第二三联的标注会全部自动变成第一联的标注，只能提供页眉或页脚中插入各联标注来解决。

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